Să fii organizat reprezintă cheia succesului productivității la locul de muncă.
Productivitatea e direct proporțională cu un spațiu de muncă curat. În mod ideal, membrii echipei colaborează pentru a crea un spațiu organizat, curat și care asigură ambientul necesar pentru ca fiecare individ să îşi atingă adevăratul potențial.
Unul dintre motivele pentru această creștere a eficienței este scăderea “timpului de căutare”, care rezultă dintr-un spațiu de lucru bine organizat. Pentru oricine care crede că “timpul de căutare” nu este important, ar trebui să se gândească ultima dată când a căutat un anumit obiect și cât timp “a pierdut” pentru acest task. Fie că este un fișier, dosar, instrument, o schiță sau chiar ceva la fel de simplu ca un stilou, vom petrece un timp considerabil căutând aceste lucruri, ceea ce reprezintă de fapt o pierdere de timp.
În urmă cu ceva ani, Compania Toyota a identificat cinci principii pentru asigurarea unui spațiu de lucru bine organizat.
Aceste principii sunt pur și simplu bune practici de menaj, dar ele pot avea un impact major asupra oricărei organizații. Toyota a identificat aceste principii folosind cuvinte japoneze, astfel că toate încep cu litera “S.” Prin urmare, aceste principii au devenit cunoscute sub numele de “Cele cinci S-uri”.
Pentru a face aceste principii mai semnificative pentru aceia dintre noi care vorbesc engleză, au fost redenumite după cum urmează:
1. Sortează (Sort)
Eliminați toate elementele din zona de lucru, care nu sunt imediat necesare pentru munca pe care o aveți în momentul respectiv la îndemână. Aceasta include instrumente de scris, documente, cutii și echipamente.
2. Crează o ordine (Set in Order)
Toate lucrurile din zona de lucru ar trebui să aibă un loc desemnat. Există mai multe modalități de a desemna locația fiecărui lucru, de exemplu folosirea de etichete de pe toate dispozitivele de stocare. Într-un loc de muncă ordonat, totul este păstrat într-o anumită ordine și va fi pus în aceiași locație atunci când nu este utilizat.
3. Lustruiește (Shine)
Curățați zona de lucru în mod constant pentru pentru a o face mai atrăgătoare.
Toate lucrurile de care ai nevoie pentru sarcina respectivă ar trebui sa fie la îndemâna.Toată lumea preferă să lucreze într-un spațiu de muncă curat, iar acest lucru va duce la îmbunătățirea moralului și la o productivitate sporită.
4. Standardizează (Standardize)
Elaborează proceduri, care să țină lucrurile ca noi. Procedurile formale pentru menaj și întreținere preventivă sunt componente esențiale ale acestui principiu. Responsabilitățile trebuie să fie atribuite oamenilor astfel încât aceștia să se mobilizeze să urmeze şi să respecte cu strictețe aceste proceduri.
5. Menţine (Sustain)
Urmați procedurile elaborate pentru menținerea unui loc de muncă ordonat. Acest lucru necesită disciplină fără abateri. În cazul în care procedurile nu sunt urmate, vechile obiceiuri vor reapărea, iar beneficiile care provin de la un loc de muncă ordonat se vor pierde.
După cum se poate vedea, aceste principii nu sunt complicate, dar ele necesită totuși un angajament.
Pentru a evita să vă puneți într-o poziție în care trebuie să decideți între productivitate și menaj, ar trebui să curățați și sa organizați spațiul de lucru din timp.
Deci, dacă aveți de gând să vă angajați în practicarea principiilor celor Cinci S, de unde începeți?
Cel mai simplu mod este de a pune deoparte lucrurile când ați terminat cu ele. Nu așezați doar lucruri şi dispozitive pe birou, ci duceți-le la zona de depozitare. Luarea lucrurilor din calea voastră vă oferă mai mult spațiu de lucru, ceea ce face în cele din urmă munca mai ușoară.
Dacă ceva devine murdar, curățați obiectul sau înlocuiți-l.
Încurajarea tuturor să urmeze aceste proceduri, apoi tragerea lor la răspundere pentru nerespectarea acestora, va sublinia angajamentul dumneavoastră față de un loc de muncă organizat.
